lunes, 25 de noviembre de 2013

13. Excel 2010 Avanzado: Trabajando con bases de datos (13ª Parte). Agrupaciones y esquemas.

Cuando hablamos de tablas dinámicas inevitablemente debemos referirnos a sus ventajas y desventajas que a continuación hacemos mención. Si de ventajas hablamos las tablas dinámicas son:

(1) Fácil de usar. Con solo algunos clicks puedo resumir una gran cantidad de datos y mostrarlos de la manera en que los necesite. Independiente del nivel de la consulta que esté haciendo.
(2) Dinámicas. justamente haciendo referencia a su nombre; el hecho de que sea tan fácil agregar y quitar dimensiones hacen que sea la herramienta ideal para llevar los datos a una reunión y trabajar con los datos en equipo.
(3) Trabajo en varias dimensiones. Siempre se habla de las fórmulas “tridimensionales” cuando se hace referencia a que Excel puede trabajar en fila, columna y hoja. En Tablas Dinámicas podemos trabajar con 3 dimensiones de datos: Fila, Columna y Filtro (o Página como se llamaba hasta Excel 2007). De esta forma es posible agregar un nivel más de “resumen” que cuesta conseguirlo con fórmulas normales.
(4) Múltiples vistas y cálculos. Es muy sencillo cambiar las visualizaciones de los datos y los estadísticos resumen, con un par de clics puedo: cambiar la función de agrupación (SUMA, CONTAR, PROMEDIO) o bien cambiar la forma en que se muestran los datos: como % del total, de la fila o incluso como diferencias porcentuales. Además podemos agregar campos o elementos calculados para complementar el análisis.

Pero no podemos dejar de lado sus desventajas que a continuación mencionamos.

(1) Poco Flexibles. Si bien hay muchas posibilidades, las Tablas Dinámicas no son tan flexibles como uno quisiera. Por ejemplo, no puedo en una misma tabla dinámica agrupar datos y por otro lado generar un elemento calculado. Necesariamente hay que generar una nueva Tabla Dinámica, pero inclusive con un origen de datos nuevos.
(2) “Monolíticas”. En general la Tabla Dinámica genera una especie de “aplicación” a la que cuesta mucho acceder a sacar datos. Hay que recurrir a las funciones de importacion de datos dinámicos.
(3) Memoria de Datos. Excel trata siempre de optimizar recursos y hay veces en que esta optimización nos trae repercusiones: en Excel 2003 era común tener dos o más Tablas Dinámicas, modificar una y replicar lo mismo en todo el resto. En Excel 2007, al parecer eso no ocurre, pero sí pasa que las Tablas quedan linkeadas a la fuente, cualquier Informe Dinámico que haga sobre esos datos va a compartir características con otros generados.
(4) Procesamiento y Cálculos. Si bien los elementos y campos calculados son una herramienta muy potente, no queda tan claro (por lo menos a primera vista) de como operan y muchas veces pueden llevar a confusión a usuarios no tan expertos. Además hay cálculos que matemáticamente pueden parecer triviales, pero no son soportados por la herramienta. (Referencia: TABLAS DINÁMICAS. Ventajas, desventajas,que son y como se hacen).

El esquema de una base de datos (en inglés, Database Schema) describe la estructura de una Base de datos, en un lenguaje formal soportado por un Sistema administrador de Base de datos (DBMS). En una Base de datos Relacional, el Esquema define sus tablas, sus campos en cada tabla y las relaciones entre cada campo y cada tabla.

El esquema es generalmente almacenado en un Diccionario de Datos. Aunque es común que el esquema sea definido en un lenguaje de Base de datos, el término se usa a menudo para referirse a una representación gráfica de la estructura de base de datos. (Referencia: Esquema de una base de datos (Wikipedia)).

Décimo tercera clase del curso realizado por E-Learning Informática denominado Excel 2010 Avanzado, desde España. En la clase preparada para hoy abordaremos el tema referido a las agrupaciones y esquemas en una base de datos, trabajando en Excel 2010.


Décimo tercer videotutorial del curso de Microsoft Excel 2010, nivel avanzado.

En este vídeo explicaremos sobre las agrupaciones y esquemas, los esquemas automáticos y esquemas manuales. Además realizaremos gráficos con esquemas.

Duración de la clase: 20 minutos (aproximadamente).

Para acceder al archivo de la clase haz clic en: agruparyesquema.zip

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